Het gehele verhaal van FlowFabric leest u in ons unieke FlowFabric Brandbook. Ontvang het nu gratis!

Sluiten

Case

Welkoop

Welkoop is een retailorganisatie voor tuin en dier met 149 winkellocaties, een webwinkel en zo’n 1.500 medewerkers. De organisatie heeft een basis in de agrarische klantenkring, maar richt zich inmiddels voornamelijk op consumenten. Het hoofdkantoor en het distributiecentrum voor franchisenemers bevindt zich in Ede. Hier is ook de IT-afdeling gehuisvest die verantwoordelijk is voor alle vestigingen en de webwinkel. Voor het automatiseren van het promotieproces werkt Welkoop al jaren nauw samen met FlowFabric. Een bijzondere samenwerking die in 2011 leidde tot de ontwikkeling van de FlowFabric Promotie Manager.

Optimaliseren folderproces

Al in 2010 kwam Carel van Rijsewijk, Manager ICT bij Welkoop, in contact met de oprichters van FlowFabric Kjeld Cornelissen en René Tusveld. Er was op dat moment bij Welkoop een directe behoefte om het folderproces te optimaliseren. Van Rijsewijk: “FlowFabric was toen net gestart als Mendix-partner en via via raakten we in gesprek. Ons folderproces verliep niet optimaal. Enerzijds omdat er heel veel disciplines bij betrokken waren en de benodigde data niet centraal beschikbaar was. Anderzijds was het een handmatig en dus foutgevoelig proces. Om een kwalitatief goede folder te maken, moest er een workflow komen en moest er genoeg data beschikbaar zijn.

Omdat ik wel toekomst zag in het ontwikkelen op basis van low-code heb ik bij FlowFabric de uitdaging neergelegd om binnen twee maanden ons probleem op te lossen. Dit heeft geresulteerd in de eerste versie van de FlowFabric Promotie Manager! Op basis van de applicatiekennis van FlowFabric en onze kennis van de business, hebben we deze applicatie samen ontwikkeld. Het is mooi om te zien dat de afgelopen jaren ook andere retailorganisaties hiermee geholpen zijn.”

“We houden elkaar scherp. Aan de start van onze samenwerking heeft FlowFabric laten zien dat zij in staat zijn deze vertaalslag te maken, dit creëerde direct vertrouwen. Inmiddels heeft FlowFabric zelf ook veel kennis in de retailmarkt opgebouwd, waar wij ook weer van profiteren."

Carel van Rijsewijk - Manager ICT

Optimaliseren en automatiseren

Ruimte voor innovatie 

Enkele jaren later werken FlowFabric en Welkoop nog altijd met elkaar samen. De IT-afdeling van Welkoop telt zeven medewerkers die zich vooral richten op het functioneel beheer, de vertaling van business naar IT, ontwerp en regievoering richting partners. “In 2006 zijn wij gestart met de omslag van operationeel naar tactisch en strategisch”, vertelt Van Rijsewijk. “Intern willen we ons vooral richten op het optimaliseren van de business, dus de operationele werkzaamheden hebben we zoveel mogelijk uitbesteed. Het beheer van de Promotie Manager ligt dan ook volledig bij FlowFabric. Op dit moment zijn we bezig met een groot project om onze bedrijfsprocessen vanuit IT beter te ondersteunen. De eerste stap hierin is het gefaseerd implementeren van een nieuw ERP-systeem. Alle processen van inkoop tot verkoop in de winkels zullen in dit project stapsgewijs geoptimaliseerd en geautomatiseerd worden. Dit betekende ook dat we in de voorbereiding over wilden gaan op de nieuwste versie van de Promotie Manager, zodat deze straks weer naadloos aansluit op het nieuwe ERP-systeem en de bedrijfsprocessen.”

Inzicht in promotiedata

De afgelopen jaren zijn er op basis van businessaanvragen regelmatig kleine wijzigingen doorgevoerd in de Promotie Manager en was er maandelijks iemand van FlowFabric aanwezig op het hoofdkantoor van Welkoop. Hanno van Harn, Projectleider IT bij Welkoop vertelt: “Het feit dat we zij aan zij ontwikkelen, is een belangrijk onderdeel van de samenwerking. Ieder project zien wij als een gezamenlijk doel en als een teamprestatie. Voor de implementatie van de nieuwe Promotie Manager was dit niet anders. Bij het promotieproces zijn veel afdelingen betrokken, van marketing tot category management en promotiemanagers. Om de foutgevoeligheid nog verder terug te dringen, hebben we zoveel mogelijk communicatiesystemen geautomatiseerd. Promoties gaan nu vanuit de Promotie Manager automatisch naar het ERP-systeem, het kassasysteem en de webwinkel. Ook de afdeling Demand Planning werkt vanuit de Promotie Manager om ervoor te zorgen dat de juiste producten op het juiste moment in de winkel liggen.

Promotie Data

Een andere verbeterslag die we hebben gerealiseerd is het inzicht in de promotiedata. Alle data is nu gecentraliseerd, waardoor we op basis van resultaten uit het verleden beter kunnen inschatten wat we in de toekomst moeten gaan doen. Heldere visuals helpen bij het verkrijgen van dit inzicht.” Naast het centraliseren van de data, beschikt Welkoop nu ook over een digitale marketingkalender. “Van de planning tot het resultaat, het hele proces is nu centraal inzichtelijk”, aldus Van Harn.

Leveranciersmanagement

“Tenslotte is ook het leveranciersmanagement geautomatiseerd. Geen afspraken meer in Excel of handmatige facturatie, alles is centraal vastgelegd in de Promotie Manager.”

Retailkennis

“Het succes van de samenwerking zit hem in het feit dat we op basis van onze gezamenlijke kennis in staat zijn de behoeftes vanuit de business om te zetten in mooie IT-oplossingen”, vertelt Van Rijsewijk. “We houden elkaar scherp. Aan de start van onze samenwerking heeft FlowFabric laten zien dat zij in staat zijn deze vertaalslag te maken, dit creëerde direct vertrouwen. Inmiddels heeft FlowFabric zelf ook veel kennis in de retailmarkt opgebouwd, waar wij ook weer van profiteren. Daarnaast is het niveau van de Mendix-ontwikkelaars hoog, deze expertise hebben wij zelf niet in huis. Als klant zijnde kun je niet achterover gaan hangen in een partnership, het is echt een samenspel om tot succes te komen. FlowFabric heeft dezelfde visie en dat heeft geresulteerd in een succesvolle en duurzame samenwerking.”