Etos

Martin Otto, Product Owner Promotiemanager bij Etos, vertelt: “Etos was voor haar promoties op zoek naar een workflow proces. De belangrijkste wens hierin was dat er op een eenduidige manier gewerkt kon worden over alle teams en productgroepen samen.”

“We waren op zoek naar een goede tool om ons promotieproces in onder te brengen. Dit was een lastige selectie omdat het een passende oplossing voor Etos moest zijn”, legt Emma Eversdijk, Category Manager Promotions, uit. “Voorwaarden hierbij waren dat de applicatie flexibel is, snel te implementeren en het moest de olie zijn tussen alle verschillende grote processen. Hierbij kom je al snel op grote logge oplossingen die moeilijk aan te passen zijn. In Nederland is FlowFabric de enige die zo ver is met een oplossing voor promotiemanagement, op een agile manier geïmplementeerd.”

Excel bestanden maken plaats voor één centrale werkomgeving

“Bij Etos hebben we een hoog promotie aandeel, daarom hebben we een goede workflow applicatie nodig.” Een van de behoeften die Etos had was het omzetten van losse Excel bestanden met een hoge foutgevoeligheid naar één systeem. De promotieplanning werd eerst gemaakt en bijgehouden door middel van Excel bestanden. Elke marketing- of category manager had een eigen Excel bestand waarin wijzigingen bij werden gehouden. Dit was niet alleen foutgevoelig, maar ook onoverzichtelijk en wijzigingen waren lastig door te voeren. Emma: “Het voorbereiden en monitoren van promoties moet gebeuren op één centrale plek waarop verschillende medewerkers kunnen inloggen. De data moet overzichtelijk zijn, wijzigingen moeten makkelijk doorgevoerd kunnen worden en de data moet 100% goed in het systeem staan.”

“Met de komst van de promotiemanager is dit proces volledig geautomatiseerd. De grootste verandering is dat het proces volledig is omgedraaid. We sturen nu veel meer op dashboarding en monitoring. Zo bepalen we nu op basis van data welke promoties we gaan voeren. De acties zijn cijfermatig onderbouwd, waardoor promoties veel efficiënter zijn. Er lopen bijvoorbeeld geen soortgelijke acties meer naast elkaar, alle aanbiedingen zijn uniek. Dit doen we allemaal op basis van de promotiemanager applicatie die FlowFabric voor ons heeft gebouwd. Het promotieproces is onderdeel geworden van ons IT-landschap in plaats van een los proces.”

Meer inzicht en eenvoudig bijsturen op resultaat niveau

Martin vertelt dat er nu meer inzicht is op welke vlakken een promotie het wel of juist niet gaat redden en waar deze nog bijgestuurd moet worden. “Met losse Excel bestanden hadden we dit overzicht niet. Ook werkt iedereen met de promotiemanager in dezelfde waarheid. Het proces is minder foutgevoelig en je kunt eenvoudig cijfermatige beslissingen nemen. De medewerkers die bij het promotieproces betrokken zijn kunnen beter sturen op resultaat. De handen zijn weer vrij om je met de juiste taken bezig te houden.”