Het gehele verhaal van FlowFabric leest u in ons unieke FlowFabric Brandbook. Ontvang het nu gratis!

Sluiten

Case

Compass Group

Compass Group, is onderdeel van het toonaangevende Compass Group PLC, wereldwijd marktleider in food en support services. Alleen al in Nederland telt de dienstverlener bijna 5.000 medewerkers. Of ze nu eten en drinken verzorgen, de receptie en postkamer verzorgen of gespecialiseerd schoonmaken; alles wat zij doen, doen ze met liefde voor het vak en professionaliteit. Compass Group streeft naar een sublieme dienstverlening, waardoor zij bijdragen aan het versterken van het gevoel van welbevinden onder de medewerkers van hun klanten. Om deze merkbelofte te realiseren is het van belang om constant te optimaliseren en te innoveren. FlowFabric is een belangrijke partner die Compass Group hierin ondersteunt.

Compass Group heeft de smaak van optimalisatie en innovatie te pakken

 

De activiteiten van Compass Group worden uitgevoerd onder de namen Eurest, Eurest Services, Xandrion en Famous Flavours. Eurest biedt foodservice-oplossingen voor uiteenlopende branches. Eurest Services is een betrouwbare partner voor volledig en geïntegreerd facilitair management. Xandrion is de inkooporganisatie van Compass Group en hét inkoop- en kennisnetwerk voor de vrijetijdsbranche. Famous Flavours is de specialist voor culinaire events op spraakmakende locaties.

Inmiddels verleent Compass Group in Nederland haar diensten aan bijna 1.700 organisaties in het bedrijfsleven, zorg & welzijn, het onderwijs, de overheid, de horeca en de vrijetijdssector. Om de kwaliteit van de dienstverlening te borgen, is het belangrijk om complexiteit in processen terug te dringen. Juist als het aantal klanten verder toeneemt en daarmee ook het aantal medewerkers, locaties en processen. “Je komt op een punt, waarop je niet ontkomt aan automatisering van processen”, stelt Tim Hagebeek, verantwoordelijk voor IT bij Compass Group. “FlowFabric was betrokken bij de eerste ideeën op het gebied van procesoptimalisatie rondom het opstarten van vestigingen en urenregistratie en is dat nu, vele optimalisaties verder, nog steeds.”

Tijdens de samenwerking met FlowFabric hebben we menig optimalisatie opgepakt. De ene optimalisatie is de voedingsbodem voor de andere.

Tim Hagebeek - Manager ICT

Extra uitdaging

“Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat klanten en hun medewerkers happy zijn. Onze klantrelaties zijn daarom bijna altijd van lange duur. Ook omdat onze diensten vaak een belangrijke plek innemen in organisaties. Een bedrijfsrestaurant is bijvoorbeeld de centrale ontmoetingsplek, waar we het gevoel van thuiskomen en ontspanning willen creëren. Dat lukt niet als er telkens een andere organisatie dienstdoet. Bovendien vergt het de nodige investering vooraf om een bedrijfsrestaurant stevig neer te zetten. Kennis en ervaring om de operatie gelijk goed te laten verlopen is een vereiste.” Compass Group zag in het proces van het opstarten van nieuwe klanten een groot verbeterpotentieel. Successen bij de opstart van de ene klant wil Compass Group bij de volgende zo goed mogelijk kopiëren.

 

Er werd voorheen gewerkt met een Excelbestand waarin een checklist van de activiteiten, aandachtspunten en learnings werden opgenomen en de status nauwgezet werd bijgehouden. Dit was een tijdrovende opgave die bovendien foutgevoeligheid met zich meebracht en op het gebied van overzicht houden soms zijn doel voorbijstreefde. In een ongunstig geval zou dit kunnen leiden tot een slechte start van de samenwerking. Eind 2012 besloot Compass Group dit verder te professionaliseren om meer grip op het opstartproces te krijgen. “Hierbij was het belangrijk dat medewerkers beter door het opstartproces werden geleid, de taak-en rolverdeling voor iedereen in beeld werd gebracht en dat iedereen zich op dezelfde gegevens zou baseren”, stelt Tim.

Meer klanten, Minder fouten

Het eerste project in samenwerking met FlowFabric was een feit. Op basis van applicatieontwikkelplatform Mendix werd de opstartformulier (OSF-)applicatie ontwikkeld om de opstart van nieuwe klanten te stroomlijnen en te versnellen. Een omvangrijk aantal taken op verschillende domeinen werd hierin ondergebracht. Van de inrichting van de keuken tot aan de IT-infrastructuur. Van de aanschaf van computers en printers tot kassasystemen. Maar denk ook aan bijbehorende bestel- en afleverschema’s van voedingswaren en andere benodigdheden.

“De OSF-applicatie gaat verder dan het automatiseren van het proces, oftewel de checklist in Excel. Naast de status van taken, brengt de applicatie gelaagdheid aan. Afhankelijk van de verantwoordelijkheid van een medewerker, kunnen zij een taak inzien of bewerken. Daarnaast biedt de applicatie een signalerende functie. Als er informatie ontbreekt en als een deadline nadert, wordt de medewerker daarop attent gemaakt. Iedere medewerker weet nu waar hij aan toe is”, legt Tim uit. Ook genereert de applicatie standaard e-mails, wat tijd bespaart en repeterende werkzaamheden terugdringt. Bijvoorbeeld, bij iedere nieuwe klant of vestiging moeten leveranciers op de hoogte gesteld worden. Dankzij de automatisch gegenereerde e-mails is dit één druk op de knop geworden. Het opstartproces van nieuwe klanten loopt nu veel efficiënter.

Klanten worden hierdoor sneller opgestart en de kans op fouten is gereduceerd. Innovatie smaakt naar meer!

Wat begon als een applicatie om klanten soepel op te starten, mondde uit in een zucht naar optimalisatie. Compass Group behandelt iedere klant individueel, maar processen kunnen slimmer worden ingericht. Het volgende proces dat werd gestroomlijnd, was de urenregistratie. Tim: “Feitelijk wordt het geld op de locaties verdiend, maar de administratie rondom omzet en kosten vindt op het servicekantoor plaats. Vestigingsmanagers hadden hun handen eraan vol om het hoofdkantoor van de juiste informatie te voorzien en dit in goede banen te leiden.”

Om de gewerkte uren op de vestigingen bij te houden, werden formulieren in Excel ingevuld. Echter, dit was een tijdrovende klus waar veel kennis van cao’s en urencodes voor nodig was. “Onze medewerkers werken onder 5 cao’s, namelijk: bedrijfscatering, horeca, institutionele catering, onderwijscatering en schoonmaak. Een vestigingsmanager moet niet alleen de juiste cao kunnen opvoeren, maar moet ook verstand hebben van de urencodes die aangeven of het gaat om normale werktijden, meerwerk, atv-dagen, et cetera.” De Excellijsten werden vervolgens gemaild naar het hoofdkantoor.

Interessant? Download dan het hele verhaal en lees verder......

Download Compass Group case