Compass Group

“Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat klanten en hun medewerkers happy zijn. Onze klantrelaties zijn daarom bijna altijd van lange duur. Ook omdat onze diensten vaak een belangrijke plek innemen in organisaties. Een bedrijfsrestaurant is bijvoorbeeld de centrale ontmoetingsplek, waar we het gevoel van thuiskomen en ontspanning willen creëren. Dat lukt niet als er telkens een andere organisatie dienstdoet. Bovendien vergt het de nodige investering vooraf om een bedrijfsrestaurant stevig neer te zetten. Kennis en ervaring om de operatie gelijk goed te laten verlopen is een vereiste.” Compass Group zag in het proces van het opstarten van nieuwe klanten een groot verbeterpotentieel. Successen bij de opstart van de ene klant wil Compass Group bij de volgende zo goed mogelijk kopiëren.

Er werd voorheen gewerkt met een Excelbestand waarin een checklist van de activiteiten, aandachtspunten en learnings werden opgenomen en de status nauwgezet werd bijgehouden. Dit was een tijdrovende opgave die bovendien foutgevoeligheid met zich meebracht en op het gebied van overzicht houden soms zijn doel voorbijstreefde. In een ongunstig geval zou dit kunnen leiden tot een slechte start van de samenwerking. Eind 2012 besloot Compass Group dit verder te professionaliseren om meer grip op het opstartproces te krijgen. “Hierbij was het belangrijk dat medewerkers beter door het opstartproces werden geleid, de taak-en rolverdeling voor iedereen in beeld werd gebracht en dat iedereen zich op dezelfde gegevens zou baseren”, stelt Tim.

Het eerste project in samenwerking met FlowFabric was een feit. Op basis van applicatieontwikkelplatform Mendix werd de opstartformulier (OSF-)applicatie ontwikkeld om de opstart van nieuwe klanten te stroomlijnen en te versnellen. Een omvangrijk aantal taken op verschillende domeinen werd hierin ondergebracht. Van de inrichting van de keuken tot aan de IT-infrastructuur. Van de aanschaf van computers en printers tot kassasystemen. Maar denk ook aan bijbehorende bestel- en afleverschema’s van voedingswaren en andere benodigdheden.

“De OSF-applicatie gaat verder dan het automatiseren van het proces, oftewel de checklist in Excel. Naast de status van taken, brengt de applicatie gelaagdheid aan. Afhankelijk van de verantwoordelijkheid van een medewerker, kunnen zij een taak inzien of bewerken. Daarnaast biedt de applicatie een signalerende functie. Als er informatie ontbreekt en als een deadline nadert, wordt de medewerker daarop attent gemaakt. Iedere medewerker weet nu waar hij aan toe is”, legt Tim uit. Ook genereert de applicatie standaard e-mails, wat tijd bespaart en repeterende werkzaamheden terugdringt. Bijvoorbeeld, bij iedere nieuwe klant of vestiging moeten leveranciers op de hoogte gesteld worden. Dankzij de automatisch gegenereerde e-mails is dit één druk op de knop geworden. Het opstartproces van nieuwe klanten loopt nu veel efficiënter.

Klanten worden hierdoor sneller opgestart en de kans op fouten is gereduceerd. Innovatie smaakt naar meer!

Wat begon als een applicatie om klanten soepel op te starten, mondde uit in een zucht naar optimalisatie. Compass Group behandelt iedere klant individueel, maar processen kunnen slimmer worden ingericht. Het volgende proces dat werd gestroomlijnd, was de urenregistratie. Tim: “Feitelijk wordt het geld op de locaties verdiend, maar de administratie rondom omzet en kosten vindt op het servicekantoor plaats. Vestigingsmanagers hadden hun handen eraan vol om het hoofdkantoor van de juiste informatie te voorzien en dit in goede banen te leiden.”

Om de gewerkte uren op de vestigingen bij te houden, werden formulieren in Excel ingevuld. Echter, dit was een tijdrovende klus waar veel kennis van cao’s en urencodes voor nodig was. “Onze medewerkers werken onder 5 cao’s, namelijk: bedrijfscatering, horeca, institutionele catering, onderwijscatering en schoonmaak. Een vestigingsmanager moet niet alleen de juiste cao kunnen opvoeren, maar moet ook verstand hebben van de urencodes die aangeven of het gaat om normale werktijden, meerwerk, atv-dagen, et cetera.” De Excellijsten werden vervolgens gemaild naar het hoofdkantoor.