Flowfabric

Brandbook

Het gehele verhaal van flowfabric leest u in het unieke flowfabric brandbook.

Bestel het gratis brandbook

Blokker

Promoties, ze vallen onder de dagelijkse gang van zaken bij de gemiddelde retailer in Nederland. Zo ook bij Blokker. Er komt veel kijken bij het goed organiseren en inregelen van een promotiecampagne. FlowFabric heeft speciaal hiervoor een oplossing ontwikkeld, namelijk de Promotie Manager applicatie.

Nannet Boonstra, IT-projectmanager bij Blokker, en Branko Sandifort, Mendix Business Consultant bij FlowFabric, gaan samen in gesprek over het promotieproces van Blokker en hoe FlowFabric ondersteunt in het stroomlijnen hiervan.

Blokker, een bekende retailer in Nederland


Optimalisatie van het promotieproces

Blokker, een bekende retailer in Nederland, vertel?

Nannet: “Blokker heeft alles in huis voor je huis, daar staat Blokker bekend om. Blokker bestaat al meer dan 100 jaar en is van oudsher een familiebedrijf. Ik denk dat er geen Nederlander is die Blokker niet kent. Bij Blokker zijn we de laatste jaren bezig met systeem & procesverbeteringen en het inspelen en aansluiten op de huidige behoeften van de consument.”

Is dat de reden dat het optimaliseren van het promotieproces is gestart?

Nannet: “Ja. Vanuit Blokker doen we veel promoties en dit wordt steeds diverser. Elke promotieperiode heeft o.a. een eigen folder. Van oudsher gebeurde het voorbereiden van promoties in Excel. Maar door de toenemende promoties had niet iedereen meer het overzicht waardoor er veel fout ging. Toen zijn gesprekken opgestart over het implementeren van een tool en nieuwe workflow.”

Hoe draagt de applicatie bij aan de businessdoelstellingen van Blokker?

Nannet: “De applicatie draagt vooral bij aan het verbeteren van de transparantie, de kwaliteit van promoties te verhogen en een minder foutgevoelig proces. Er zijn veel verschillende afdelingen betrokken bij een promotie, van category management tot supply chain en het Promotieteam. In de applicatie zie je per promotie waar je collega’s zijn in het proces. Iedereen werkt met dezelfde data in dezelfde applicatie. Dit zorgt voor een hoge mate van transparantie en borging van kwaliteit.”

Gaat er met de Promotiemanager minder fout in een promotie?

Nannet: “Ja. En minder fouten gaat gepaard met een zekere tijdsbesparing, omdat je het in een keer goed doet en minder correctierondes hebt.”

“Het werken met de Promotiemanager zorgt voor een gestructureerd proces  en werkt efficiënter. Iedereen werkt nu in dezelfde applicatie én met dezelfde data wat de kwaliteit ten goede komt!"

Nannet Boonstra - IT-projectmanager

De software achter het promotieproces van Blokker


De Promotiemanager

Klopt het dat jullie een uitgebreidere versie hebben van de Promotiemanager?

Branko: “Dit klopt. Blokker heeft met name extra functionaliteiten voor het mutatieproces. Dit betekent dat wanneer een promotie reeds geaccordeerd en ingevuld is, de wijzigingen die daarna nog komen gecontroleerd door de workflow heen gaan. Blokker is een van de weinige bedrijven in Nederland die het proces zo strak hebben ingericht.”
Nannet: “Voor ons was dit heel belangrijk. Wij produceren veel folders en gedurende het proces verandert er nog veel. Juist in het mutatieproces willen we goed zicht houden op wat er verandert en zorgen dat daar niks misgaat. Samen met FlowFabric hebben we de huidige functionaliteit uitgebreid zodat ons eigen proces optimaal ondersteund wordt.”

Hoeveel mutaties zijn er en wat houdt dit in?

Branko: “Toen we net begonnen met het verbeteren van het mutatieproces waren er gemiddeld 70 mutaties per week.”
Nannet: “Ja, misschien nog wel meer.”
Branko: “Als een artikel niet meer leverbaar is of een prijs is gewijzigd, komt hier meteen een mutatie voor.”
Nannet: “Of het verwijderen van een artikel of het verplaatsen van een promotie naar een andere week, het kunnen verschillende dingen zijn.”

Zijn die mutaties nu verminderd met behulp van de Promotiemanager?

Nannet: “Met de komst van de Promotiemanager staat er een strakker en beter proces met minder (onnodige) fouten, waardoor het aantal correcties (lees: mutaties) zijn afgenomen”
Branko: “Er is nu meer inzicht in de mutatie, grip en transparantie binnen het mutatieproces. Hierdoor is mogelijk om te leren van mutaties. Hoe eerder het opgepakt kan worden, hoe beter het is voor de organisatie, de verschillende afdelingen en het proces.”

Welke veranderingen in het promotieproces brengt de Promotiemanager verder te weeg?

Nannet: “Het werken met de Promotiemanager zorgt voor een gestructureerd proces  en werkt efficiënter. Iedereen werkt nu in dezelfde applicatie én met dezelfde data wat de kwaliteit ten goede komt!”
Branko: ”De data in de Promotiemanager wordt gevoed vanuit de bronsystemen. Medewerkers vullen dus niet zelf de data in. Dat zorgt ook voor meer kwaliteit.”
Nannet: “Klopt, hierdoor is het ook minder foutgevoelig. Op het gebied van kwaliteit en foutgevoeligheid zijn dit daarom de grootste verbeteringen. Daarnaast ook het samenwerken met elkaar, de transparantie die de applicatie biedt. Het is nu voor iedereen duidelijk wat we gaan doen, wanneer we dit gaan doen en wat het gaat opleveren.”

Branko, jij geeft aan dat er data gevoed wordt vanuit de bronsystemen, wat bedoel je hiermee?

Branko: “Eerst had iedere categorie een eigen Excel document, deze werden dan weer gebundeld, leeggehaald en samengevoegd. Nu is er één systeem waarin iedereen werkt. De data hiervan wordt vanuit de externe systemen ingeladen in de applicatie, denk hierbij aan het aanleveren van artikelen. Hierdoor is de data altijd up to date en juist, omdat er niet 10 verschillende personen de data invoeren.”

Hoeven jullie dan geen data meer zelf in te voeren?

Nannet: “Jawel, alleen de promoties moeten we nog zelf invoeren. Dit kost nu ook nog veel tijd, maar de applicatie maakt het ook mogelijk om deze promoties te gaan dupliceren. Vaak heeft een promotie een cyclus van een aantal weken. Op het moment dat er dus een promotie herhaald wordt, hoef je deze slechts te dupliceren vanuit een eerdere promotie. Dit gaat tijd besparen, omdat je niet meer elke promotie apart hoeft in te voeren.
Branko: “Het aanmaken van een promotie is inderdaad op dit moment handwerk. De applicatie maakt het mogelijk om gebruik te maken van reeds opgevoerde promoties. Dit betekent dat het proces voor het opvoeren steeds sneller zou kunnen. Zelfs het up to date brengen van de promotie gegevens zou op den duur geautomatiseerd kunnen worden.“




whitepaper

promotiemanager van de toekomst

Consumenten houden van acties en kortingen. De promotiedruk voor retailers is daardoor gestegen naar ongekende hoogte. Hoe ga je daar als detailhandelaar mee om? Hoe blijf je de concurrentie voor in deze dynamische markt, zodat je blijvend kunt groeien? Deze whitepaper is voor iedereen in retail die geïnteresseerd is in het promotieproces. Je leest erin hoe je tot een voorspelbaar actieresultaat kunt komen. We nemen je onder andere mee in de volgende onderwerpen:

  • Effectiviteit van promoties
  • Optimalisatie van samenspel
  • Voorspelbaar actieresultaat

Whitepaper 'Promotiemanager van de toekomst'

Return On Investment


Toekomstwensen

Wat zou de impact zijn geweest als jullie de Promotiemanager niet hadden geïmplementeerd?

Nannet: “Heel veel frustratie bij de medewerkers. Veel fouten, ontevreden klanten. Want als er iets fout gaat in het proces vooraf, gaat ook de folder fout, en dus uiteindelijk de communicatie richting de klant. Daarnaast is het niet meer van deze tijd om in Excel te werken voor een belangrijk integraal bedrijfsproces.”

Op welke termijn gaat de applicatie zich terugverdienen?

Nannet: “Het is lastig daar een kwantitatief antwoord op te geven. Maar kwalitatief gezien is het niet voor te stellen dat we nu nog steeds met Excel hadden gewerkt.”

Zijn er nog wensen voor de toekomst?

Nannet: “Zorgen dat het proces blijft verbeteren en meerdere facetten van het promotieproces in de Promotiemanager integreren. Sinds kort redigeert het communicatieteam de teksten voor folders in de Promotiemanager. In 2020 gaan we kijken in hoeverre we Spacemanagement in de tool kunnen integreren. Ook wordt het pakket van communicatiekanalen steeds diverser en deze voorbereidingsprocessen zullen we in de tool faciliteren zodat dit voor alle stakeholders inzichtelijk en toepasbaar is.
Branko: “Het promotie proces is een bewegelijk proces binnen retail, zo ook bij Blokker. Dit zorgt ervoor dat processen continu worden verbeterd en hierdoor ook het proces in de Promotiemanager. We maken de applicatie elke dag slimmer om steeds meer werk uit handen te nemen.”